Riunioni aziendali informative: caratteristiche e consigli utili

Grande o piccola che sia, ogni azienda ha a che fare con riunioni aziendali formative/informative. Condividere informazioni con collaboratori e dipendenti per educarli o invitarli a compiere determinate azioni è prassi comune, ma non è sempre facile mettere a frutto il tempo investito in questi momenti. Vediamo a cosa servono le riunioni informative e come renderle efficaci e produttive.

 

Una delle tipologie di riunione aziendale più diffuse è sicuramente quella informativa/formativa. Possono prendere forme diverse: presentazioni, keynote, workshop, seminari, sono tutti esempi di meeting in cui si condividono nozioni con una platea. L’impostazione tradizionale le ha sempre concepite come riunioni a senso unico, dove uno speaker parla di fronte a una platea di ascoltatori passivi. Il risultato? Un pubblico annoiato che ha recepito poco o niente dei contenuti condivisi e non vede l’ora di arrivare a fine giornata.

Ma deve essere necessariamente così? Per fortuna, no. Vediamo di approfondire.

 

Obiettivi e ruoli delle riunioni aziendali informative

Prima di tutto bisogna avere ben chiari gli obiettivi del meeting. Cosa si vuole ottenere? Vogliamo rendere partecipi i colleghi su progetti e attività in corso? O vogliamo invece persuaderli a fare qualcosa?

A seconda delle necessità, le riunioni informative hanno generalmente scopi educativi o persuasivi e possono coinvolgere gruppi di grandi dimensioni, come nel caso di conferenze e convegni, o di piccole dimensioni, come nei workshop.

I ruoli chiave nei meeting informativi sono essenzialmente due:

  • presentatore/speaker: solitamente ricopre una posizione di potere (manager, AD, esperto di settore, ecc.) e veicola informazioni o condivide conoscenza.
  • pubblico: i partecipanti possono essere di diversa natura. da un gruppo ristretto di subordinati a un’audience di centinaia di persone sconosciute.

Ciò che è importante tenere a mente nell’organizzazione di questo tipo di meeting è che le presentazioni (o i workshop, seminari, ecc.) non devono essere incentrati su chi sta parlando, ma sul pubblico in ascolto. Se riusciamo a intercettare bisogni ed esigenze di chi abbiamo di fronte, aumenteranno le probabilità di successo.

 

 

Sfide e consigli per una riunione informativa efficace

La più grande sfida che lo speaker si trova ad affrontare in questo tipo di riunioni è coinvolgere il pubblico. Le persone non vogliono stare sedute a subire passivamente. Non vogliono sentirsi inermi di fronte a un fiume in piena di informazioni. Vogliono essere parte integrante del meeting e, per tenere viva la loro attenzione, bisogna creare engagement.

Come abbiamo accennato, le riunioni aziendali informative non devono essere per forza unidirezionali. La modalità di comunicazione vecchia scuola, in cui il presentatore parla e il pubblico ascolta in silenzio, è efficace solo se chi parla ha una presenza carismatica e chi ascolta è estremamente interessato all’argomento trattato. In tutti gli altri casi si rischia di fare un buco nell’acqua.

Il consiglio, dunque, è quello di rendere la presentazione dinamica, impostandola in modo interattivo. Lasciare spazio a domande e feedback è uno dei modi più semplici per favorire l’ascolto attivo. Inoltre, il pubblico può essere una fonte di conoscenza preziosa, fornendo spunti e suggerimenti da utilizzare nei meeting futuri. In alternativa si può pensare di inserire un momento di brainstorming prima di cominciare: possiamo chiedere alle persone quali sono i termini che associano al tema che si andrà ad affrontare e sfruttare le indicazioni raccolte per indirizzare la riunione nella giusta direzione.

Per rendere tutto ancora più smart possiamo anche avvalerci della tecnologia: invece di usare i classici carta e penna, facciamo interagire il pubblico con smartphone e tablet, rendendo il meeting ancora più coinvolgente e, perché no, divertente.

 

Questi sono solo alcuni spunti per rendere le tue riunioni più produttive e smettere di perdere tempo inutilmente. Se stai cercando un metodo efficace e testato, scopri Smart Business Lab: dopo il nostro checkup aziendale avrai chiari le aree di miglioramento su cui intervenire per portare la tua azienda al successo. Contattaci e mettici alla prova!